Het Streekarchief Voorne-Putten is een gemeenschappelijke regeling tussen de 4 gemeenten op Voorne-Putten. Het Streekarchief is al geruime tijd op zoek naar extra ruimte om de laatste cohorten papieren archief van de aangesloten gemeenten naar het eigen depot over te kunnen brengen en onder goede condities te bewaren conform de wettelijke taak. In de toekomstvisie 2025 “de basis op orde” van maart 2021 is vastgelegd dat de bestaande huisvesting niet voldoet en voor 2025 moet worden aangepakt. Het depot is niet toereikend om de archieven over te nemen, er is te weinig kantoorruimte voor de (nieuw aangetrokken) medewerkers om hun werk te doen en geen ruimte voor overleg, bestuursvergaderingen of het ontvangen van groepen. De studiezaal is geen visitekaartje en pantry en sanitair verdienen minimaal een opknapbeurt. Bovendien is het Streekarchief gevestigd aan de achterzijde van een schoolgebouw en mist het daardoor een eigen gezicht.
Het bleek geen gemakkelijke opgave om te komen tot een besluit over de huisvesting. Daarom is aan jb Lorenz een bestuursopdracht gegeven om te komen tot een advies over de toekomstige huisvesting van het streekarchief. De bestuursopdracht bestond uit drie onderdelen:
1. Presenteer een optimaal, haalbaar voorstel voor de nieuwe huisvesting van het Streekarchief, die voldoet aan de ruimtelijke eisen ten aanzien van de benodigde extra depotcapaciteit en de in de Toekomstvisie 2018-2025 vastgelegde ambities met betrekking tot een meer publieksgerichte taakuitvoering en financieel haalbaar/acceptabel is voor de betrokken gemeenten.
2. Onderbouw het voorstel met realistische cijfers ten aanzien van de investeringskosten, de inrichtingskosten en de daaruit voorvloeiende jaarlijkse huisvestingslasten voor het Streekarchief. Tevens worden kosten voor eventuele tijdelijke voorzieningen en overbrengingskosten in de scenario’s meegenomen.
3. Doe een voorstel aan het bestuur voor de verdeelsleutel van de gemeentelijke bijdragen aan het Streekarchief die het gevolg zijn van de nieuwe huisvesting. Eventueel kunnen hierbij tevens de financiële consequenties voor de Gemeenschappelijke Regeling worden betrokken, die mede als gevolg van de vorming van de herindelingsgemeente Voorne-aan-Zee opnieuw tegen het licht moet worden gehouden.
Op basis van het advies is het bestuur van het streekarchief gekomen tot een besluit over de huisvesting. Vervolgens heeft jb Lorenz verantwoording afgelegd aan de vier gemeenteraden op het eiland over de totstandkoming van het onderzoek en technische vragen beantwoord.
