In opdracht van het ministerie van VWS, voerde jb Lorenz een onderzoek uit naar administratieve lasten in de jeugdhulp. Gekeken is welke factoren de mate van administratieve lasten in termen van verantwoordingseisen bij jeugdhulpaanbieders verklaren en wat daarbij het specifieke effect is van een vorm van opdrachtgeverschap: die van hoofdaannemer en onderaannemerschap.
In het rapport formuleren we concrete aanbevelingen om het tij van toenemende verantwoordingseisen een halt toe te roepen. Want gebleken is dat meer verantwoordingseisen die hoop bieden op meer grip door gemeenten, veelal leidt tot uitgestelde teleurstelling.
Diversiteit leidt tot onnodige administratieve last
De onderzoekers van jb Lorenz constateren een groot spanningsveld waarbij enerzijds een sterke behoefte is aan de zijde van gemeenten en politici om aan de hand van verantwoordingseisen en cijfers grip te houden op kosten, kwaliteit en bijvoorbeeld wachtlijsten. Terwijl anderzijds sprake is van moeilijk objectief meetbare jeugdhulp, waarbij de problematiek van jongeren vooraf niet altijd duidelijk is en waarbij een objectief meetbaar startpunt voor hulp en ondersteuning ontbreekt. Dit leidt tot een steeds verdere toename van administratieve lasten. En dat leidt paradoxaal genoeg tot grotere teleurstellingen, meer wantrouwen en een toename van verantwoordingsbehoefte.
Administratieve lasten ontstaan daar waar gemeenten afwijken van standaarden of deze anders interpreteren. Want hoewel op stelselniveau standaarden en voorschriften worden ontwikkeld, leiden deze slechts beperkt tot de gewenste vereenvoudiging. Onduidelijkheid over de status van standaarden en verschillende interpretaties leiden voor aanbieders tot nieuwe complexiteit, misverstanden en vertragingen in het toeleiden en afhandelen van jeugdhulp.
Gemeenten kiezen bij het inrichten van de verantwoording van aanbieders voor een eigen werkwijze, wat leidt tot diversiteit tussen maar ook binnen jeugdhulpregio’s. Zo kunnen twee gemeenten dezelfde productcodes hanteren, maar hier andere zorgproducten onder plaatsen. Dat betekent dat aanbieders voor iedere gemeente de administratie apart moeten inrichten en in de verantwoording aan gemeenten te maken hebben met grote diversiteit in het gebruik van productcodes, specificaties als aanlevertermijnen en -formats of extra administratieve handelingen.
Hoofd- en onderaannemerschap
Een structuur van hoofd- en onderaannemerschap kan een versterkend effect hebben op deze generieke administratieve lasten, ook tussen zorgaanbieders onderling. Door de overheveling van risico’s en verantwoordelijkheden van gemeenten naar hoofdaannemers, ontstaat noodzakelijke contractvorming, afstemming en informatieoverdracht tussen hoofd- en onderaannemers. Risico’s worden daarbij doorberekend aan onderaannemers, waarbij uiteindelijk ook professionals een toename van administratieve lasten constateren. Dat leidt tot een verdere cumulatie van administratieve verantwoordingseisen, strenger zijn dan nodig en een toename van het aantal kostbare of arbeidsintensieve verbindingen tussen verschillende softwaresystemen.
Kwaliteit van primaire en administratieve processen
Deze administratieve lasten worden verder sterk beïnvloed door de kwaliteit van primaire en administratieve processen. In de toeleiding en afhandeling van zorg leidt de kwaliteit van processen bij gemeenten en de gemeentelijke toegang tot fouten, misverstanden en vertragingen die weer leiden tot een opeenstapeling van afstemmingsmomenten en herstelwerkzaamheden. Ook bij aanbieders behoeft de kwaliteit van administratieve processen verbetering. De diversiteit tussen en binnen regio’s draagt weer aan bij aan de hoge hoeveelheid afstemming en herstel, net als het groot verloop van personeel.
Grip op jeugdhulp
We concluderen tot slot dat in de onderzochte regio’s pogingen om grip te krijgen op jeugdhulp leiden tot onbedoelde en onwenselijke effecten in de toeleiding en levering van jeugdhulp. Dan gaat het om kortdurende beschikkingen, aanvullende handelingen of het behouden van lokale backoffices. We constateren dat de manier waarop gemeenten grip proberen te krijgen op de kwaliteit en het volume van jeugdhulp, effect heeft op het verlaat starten van jeugdhulp, het aantrekkelijk maken van toegang via het medisch domein en een onnodige werklast bij de eigen toegang en de aanbieder.
Aanbevelingen
Om een doorbraak te realiseren in deze situatie, staan de onderzoekers een aanpak voor waarbij op regionaal niveau gekomen wordt tot een gedeeld beeld van een verantwoording die bijdraagt aan meer kennis en begrip in plaats van grip en waarbij de mate van administratieve lasten voor alle partijen in balans is. Dat kan onder andere door wederzijdse risico’s te benoemen en expliciet te maken en vervolgens afspraken te maken hoe deze risico’s te delen. En daar kan dan een passend verantwoordingsregime bij worden gekozen die uitvoerbaar en realistisch is. De uitkomsten van dit proces zouden kunnen worden vastgelegd in regionale hoofdlijnenakkoorden.
We pleiten ervoor dat jeugdhulpregio’s en zorgaanbieders in deze akkoorden concrete afspraken maken over ambities, middelen, uitvoeringsvarianten, standaarden voor gegevensuitwisseling, eenduidige interpretatie van productcodes, eenduidige interpretatie van wachtlijstcijfers. En pas nadat deze afspraken gemaakt zijn jeugdhulp te contracteren. Meerjarige contractafspraken zijn daarbij cruciaal om de kwaliteit en de af te leggen verantwoording op een duurzame manier door te ontwikkelen. Door hiermee te starten, kan het tij van toenemende verantwoordingsdrift binnen de jeugdhulp een halt worden toegeroepen.